Nói Chuyện Với Khách Hàng

Giao tiếp là một nghệ thuật và để rèn giũa khả năng này ngày một sắc bén là cả một khoa học.

Hãy cho khách hàng biết họ là người quan trọng

Để khách hàng yêu mến công ty của bạn, bạn cần làm cho họ cảm thấy rằng mình thật sự quan trọng đối với bạn, dù cho công ty của bạn có nhiều khách hàng khác. Khi hỏi khách hàng về ý kiến của họ, mỗi người đều có quan điểm riêng về cách làm việc của bạn và công ty của bạn. Nếu bạn hỏi họ đúng lúc và bằng cách thích hợp, và đặc biệt là khi họ cảm thấy rằng bạn quan tâm thực sự đến câu trả lời của họ, khách hàng sẽ rất sẵn lòng chia sẻ lời khuyên của mình với bạn.

Để giao tiếp hiệu quả với khách hàng, bạn không nên tranh luận, cướp lời hoặc khẳng định quá mức khi khách hàng phàn nàn. Thay vào đó, bạn cần lắng nghe và cảm ơn khách hàng, sau đó tìm cách khắc phục vấn đề ngay lập tức nếu có thể. Luôn tôn trọng ý kiến của khách hàng và không bao giờ nói rằng họ sai.

Trong cách nói chuyện với khách hàng, việc lắng nghe vô quan trọng nhằm mục đích cảm nhận và thấu hiểu nhu cầu cũng như mong đợi của khách hàng. Khi đến với doanh nghiệp của bạn, mỗi khách hàng sẽ có những mong muốn riêng nên bạn cần dành thời gian lắng nghe đầu tiên. Việc lắng nghe khách hàng không chỉ thể hiện rằng bạn là một người lịch sự, tôn trọng khách hàng mà còn giúp bạn thu thập ý kiến, thông tin quý giá từ những khách hàng tiềm năng.

Việc giúp đỡ khách hàng ngay cả trong những việc nhỏ nhất như mang hàng ra xe hay mở cửa giúp người đang cầm hàng nặng sẽ gửi một thông điệp rõ ràng cho khách hàng rằng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ họ. Ấn tượng này sẽ ghi sâu trong tâm trí của khách hàng và đương nhiên, sẽ khiến họ quay lại với bạn ở những lần tiếp theo.

Không một khách hàng nào thích trò chuyện với một nhân viên luôn thể hiện thái độ tiêu cực với họ. Thái độ sẽ được phản ánh rõ ràng thông qua cách cư xử và giọng nói của bạn khi giao tiếp. Việc luôn vui vẻ khi trò chuyện sẽ giúp khách hàng cảm nhận được sự niềm nở, gần gũi và chân thành nơi bạn. Tất nhiên, bạn chắc chắn sẽ nhận lại nhiều phản hồi tích cực từ họ và đây chính là bàn đạp để bạn lấy đà thăng tiến nhanh chóng.

Ngắn gọn nhưng không lỗ mãng

Không quan trọng bạn phản hồi tuyệt vời, ấn tượng như thế nào – hầu hết khách hàng sẽ bỏ qua nếu email dài tới 1.000 từ. Vì thế, hãy giữ cả câu và chia thành những đoạn ngắn gọn, súc tích. Các đoạn văn bản dài sẽ khiến khách hàng cảm thấy e ngại và bỏ qua ngay.

Sử dụng hình ảnh, video và link bài viết chi tiết để giữ cho câu trả lời không bị quá dài. Ngoài ra, khi kiến ​​thức hoặc kinh nghiệm qua những tình huống lặp đi lặp lại trong quá trình hỗ trợ được tích hợp trong các công cụ tương tác khách hàng hoặc bài viết, sẽ rất dễ dàng để bạn có thể hỗ trợ “thượng đế” mà không cần soạn đi soạn lại cùng một nội dung.

Mục tiêu của việc hỗ trợ là giải đáp thắc mắc của khách hàng và tạo cho họ cảm thấy được lắng nghe. Bạn có thể trả lời một câu hỏi với link đến bài viết trong cơ sở kiến ​​thức của bạn, nhưng viết ngắn gọn trong một hoặc hai câu trước khi dẫn link sẽ giúp cuộc trò chuyện “con người” hơn.

Khi bạn có thể chỉnh sửa câu trả lời cá nhân hoá và xác nhận về vấn đề của khách hàng trong vòng 30 giây, điều đó đôi khi có thể khiến một số người tự hỏi liệu bạn đã đọc email của họ hay chưa. Vì thế với những trường hợp không quá khẩn cấp, hãy đợi vài phút trước khi phản hồi khách hàng.

Tất nhiên, những khách hàng đang ở trong tình huống “ngàn cân treo sợi tóc” thường mong muốn có nhận được phản hồi ngay lập tức, vì thế, việc trả lời họ nên là ưu tiên cao nhất.

Hãy thử thiết lập, phân loại tất cả các tình huống khách hàng cần hỗ trợ theo kinh nghiệm và kiến thức mà bạn có được để tối ưu hoá khả năng hỗ trợ khách hàng.

Luôn gọi khách hàng theo tên riêng của họ

Nếu bạn không gọi tên khách hàng trong lời chào, bạn đã bỏ lỡ cơ hội ứng dụng và tạo lợi thế qua tâm lý học về hành vi người tiêu dùng. Dale Carnegie khuyên độc giả “Hãy nhớ rằng gọi tên một người là dành cho người đó những âm thanh ngọt ngào và quan trọng nhất, dù theo bất kỳ ngôn ngữ nào”.

Chỉ cần chắc chắn gọi đúng tên họ, trong trường hợp không nhớ chính xác, hãy gửi một lời chào thân thiện, chung chung: “Xin chào!”.

Nói cùng tông giọng khách hàng giúp họ biết bạn đang đứng về phía họ. Nếu một khách hàng nói chuyện lịch sử, tử tế, hãy đáp lễ họ theo cách như vậy. Với những khách hàng giản dị, cởi mở hơn, hãy thư giãn trong khi trò chuyện. Nếu họ tỏ ra giận dữ, hãy tìm cách “hạ hoả” và nếu họ phấn khích về điều gì đó, hãy chia sẻ năng lượng tích cực với họ.

Xây dựng mối quan hệ lâu dài, giúp khách hàng thoải mái, giảm lượng thông tin rườm rà để họ ngay lập tức hiểu những gì bạn đang cố gắng truyền tải chính là cách để tiết kiệm tối đa thời gian của hai bên.

Chia sẻ với khách hàng như một người bạn

Tạo dựng mối quan hệ gắn bó với khách hàng thông qua những cuộc trò chuyện về đời sống hằng ngày là một trong những cách nói chuyện với khách hàng. Bạn có thể chủ động chia sẻ về cuộc sống của mình với khách hàng trước. Nội dung có thể là định hướng hoặc hoàn cảnh của bản thân, câu chuyện hài hước hay một chủ đề hot trong thời gian đó. Điều này sẽ giúp bạn tìm được tiếng nói chung với khách hàng và nhanh chóng chiếm lấy cảm tình nơi họ.

Khi giao tiếp với khách hàng, việc kiểm soát tông giọng của mình là rất quan trọng để thể hiện sự tôn trọng với khách hàng, dù bất kỳ tình huống nào. Nếu khách hàng mất bình tĩnh và nói chuyện với âm lượng lớn, bạn nên nói chậm lại với tông giọng hạ thấp. Điều này giúp khách hàng ổn định và bình tĩnh trở lại. Nếu tiếp cận vấn đề với tâm thế bình tĩnh và sáng suốt, bạn sẽ giúp cho cơn giận dữ của khách hàng mau chóng tan biến.

Để không đánh mất lòng tin của khách hàng, việc giữ lời hứa là rất quan trọng. Nếu bạn đã hứa với khách hàng về một điều gì đó mà chưa thể hoàn thiện, bạn nên gọi điện thoại và thông báo lại cho khách hàng, đồng thời sắp xếp và hoàn thiện sớm nhất có thể. Điều này giúp bạn xây dựng uy tín trong lòng khách hàng và tạo niềm tin vào năng lực của bạn trong việc giải quyết vấn đề.

Chinh phục khách hàng chưa bao giờ là việc dễ dàng nhưng cách nói chuyện với khách hàng sẽ giúp bạn nhanh chóng tiếp cận và dần chiếm trọn trái tim họ. Hy vọng bài viết chia sẻ này sẽ giúp bạn trong hành trình chinh phục khách hàng của mình.

Nắm bắt thông tin tuyển dụng mới nhất và tham gia ứng tuyển tại VietnamWorks! Top các nhà tuyển dụng cùng việc làm tiềm năng đa dạng: VitaDairy tuyển dụng, Kido tuyển dụng, Công ty Orion Mỹ Phước 2 tuyển dụng, Hoàng An Nhiên tuyển dụng, Kinh Đô tuyển dụng, Công ty Bao Bì tuyển dụng và Công ty Bao Bì Giấy tuyển dụng.

Xem thêm: Tìm hiểu các ngành kinh tế có triển vọng trong tương lai

— HR Insider — VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam

TẠO TÀI KHOẢN MỚI – MAY MẮN NHẬN VOUCHER 100K

Khi giao tiếp với khách hàng, cách bạn thể hiện và tiếp cận có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc thu hút và giữ chân họ. Đối với những người đang tìm kiếm cơ hội freelancer job, việc nắm bắt kỹ năng giao tiếp tốt là điều quan trọng để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Nếu bạn đang quan tâm đến ngành ngân hàng, việc tìm hiểu về ngân hàng tuyển dụng có thể giúp bạn phát triển những kỹ năng giao tiếp đặc biệt phù hợp với môi trường tài chính. Tương tự, những công ty lớn như việc làm Thế Giới Di Động cũng cần những nhân viên có khả năng giao tiếp xuất sắc để tương tác với khách hàng một cách hiệu quả.

Đối với những ai đang tìm kiếm cơ hội việc làm Bình Dương hoặc tuyển dụng Đà Nẵng, việc học hỏi và áp dụng các kỹ năng giao tiếp phù hợp sẽ giúp bạn nổi bật hơn trong quá trình tuyển dụng. Nếu bạn đang tìm việc làm tại TPHCM hay việc làm Ninh Thuận, hãy đảm bảo rằng kỹ năng giao tiếp của bạn luôn được cập nhật và hoàn thiện để thu hút sự chú ý từ các nhà tuyển dụng và khách hàng.

ĐĂNG KÝ TÀI KHOẢN TÌM VIỆC

VietnamWorks là nền tảng tuyển dụng trực tuyến lớn nhất Việt Nam, với hơn 20 năm kinh nghiệm và hàng triệu ứng viên tiềm năng. VietnamWorks kết nối hiệu quả người tìm việc với các nhà tuyển dụng uy tín trên mọi lĩnh vực, giúp người tìm việc nhanh chóng tìm được công việc mơ ước. Tại VietnamWorks, người tìm việc sẽ được truy cập hàng ngàn tin tuyển dụng mới nhất, cập nhật liên tục từ các doanh nghiệp hàng đầu, tìm kiếm việc làm phù hợp với năng lực, kinh nghiệm và sở thích. Ứng tuyển dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản. Đặc biệt, người tìm việc làm có thể tạo CV trực tuyến miễn phí, chuyên nghiệp và thu hút nhà tuyển dụng và nhận gợi ý việc làm phù hợp dựa trên CV và kinh nghiệm, để tìm việc nhanh chóng tại môi trường làm việc mơ ước.